COMPLIANCE BEI DER DATENARCHIVIERUNG

Tatsache ist: Die Mehrheit der Unternehmen setzt die rechtlichen Bestimmungen zur Auf-bewahrung elektronischer Daten nur halb-herzig um. Rund zwei Drittel der Firmen hat noch nicht einmal innerbetrieblich festgelegt, wie elektronische Daten aufzubewahren sind. Gründe dafür sind hauptsächlich in den Kosten und dem komplexen Zusammenspiel von juristischen, technischen und betriebswirt-schaftlichen Vorgaben zu suchen. Eine Schon-frist gibt es jedoch nicht: Wer nicht oder nur unsachgemäß archiviert, riskiert gravierende Haftungsrisiken für Geschäftsleitung und IT-Administration. Grund genug also, Archivierung nicht nur unter technischen, sondern auch strategischen Gesichtspunkten zu betrachten.

Was sagt das Handelsgesetzbuch?
§ 238 HGB verpflichtet Kaufleute zur Buch-führung und Aufbewahrung von Handels-briefen, die mit dem jeweils gesandten Original übereinstimmen. Um als Handelsbrief zu gelten, reicht bereits ein entfernter, lockerer Zusammenhang mit betrieblichen Interessen aus. Sämtliche Schriftstücke sind als Handels-briefe anzusehen, die der Vorbereitung, Durch-führung und dem Abschluss eines Geschäfts dienen (z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, jedoch nicht Werbeschreiben und Prospekte) oder auch der Rückgängig-machung (z.B. Reklamationsschreiben) - auch E-Mails.

Aufbewahrungsanforderungen
Bestimmte Unterlagen, wie u.a. Handels-bücher, Abschlüsse, Buchungsbelege oder Handelsbriefe, sind nach § 257 HGB geordnet aufzubewahren. Das Gesetz schreibt weder ein Ordnungs- oder Buchführungssystem vor noch legt es Speichertechnologien oder Auf-zeichnungsverfahren fest. Für das elektro-nische Archivierungsverfahren gibt § 239 HGB lediglich einen Kriterienkatalog vor: Die ge-speicherten Dokumente müssen unveränder-bar, reproduzierbar und jederzeit verfügbar sein. Dabei ist entscheidend, dass eine ordnungsgemäße, qualifizierte und geordnete Ablage sowie sichere Aufbewahrung der elektronischen Dokumente während des gesamten Aufbewahrungszeitraums erfolgt. Ausnahmen gelten nur für Eröffnungsbilanzen sowie Jahres- und Konzernabschlüsse, die auch als Originale in Papierform aufzubewah-ren sind.